Vanuit de praktijk van de arbeidspsycholoog en arbeidsdeskundige bekeken.
Als arbeidspsycholoog spreek ik dagelijks met mensen over grote en kleine werk gerelateerde uitdagingen, die we met coping en zelfmanagement veelal goed te lijf kunnen gaan. Echter, een van de uitdagingen begint zich inmiddels wel als de achilleshiel van heel veel organisaties te manifesteren: het online vergaderen. We vergaderen in Nederland wat af. We polderen er naar hartenlust op los en zijn soms ook niet vies van een wedstrijdje ver plassen, zoals we dat van sommige collega’s altijd al gewend waren. Vroeger konden we ze dan een meewarige blik toewerpen, of even een knikje van verstandhouding naar je collega aan de overkant, maar juist dat is wat nu niet meer lukt, die collegiale interactie, je aandacht even op een ander richten, want dat zorgde ervoor dat we deze vergadercultuur zo goed vol hielden.
Ook voor de vergaderingen en in de pauzes rondom de koffiemachine was het soms zelfs best even gezellig te noemen. De collega’s van de andere locaties even zien, soms om snel even wat praktische werkgerelateerde zaken mee af te kaarten, die toch makkelijker gaan als je elkaar even in de ogen kunt kijken. Ook het praatje over de kinderen, vakanties, het zieke familielid of gewoon over hoe het nu met jou gaat. Een beetje belangstelling over en weer, een teken van verbondenheid, collegiale interactie en soms ook steun. Want we wisten dan hoe het met elkaar ging, op het werk maar ook thuis en privé. Door de context was er ook begrip en steun voor elkaar. De lief en leed pot werd nog gevuld en er werden ook bloemetjes verstuurd, gewoon omdat we dingen wisten van elkaar .
Door de Corona maatregelen is de vergaderzaal verruild voor Zoom, Teams, Whereby, Factetime en noem maar op. Heerlijk efficiënt en doelgericht. In het begin zagen we het als een praktische oplossing. Maar na een inventarisatie uit de gesprekken van de afgelopen weken, nu het inmiddels een jaar gaande is, durf ik wel te zeggen dat online vergaderen inmiddels een van de grootste werkstress factoren is. En dat beperkt zich niet tot bepaalde organisaties want ik heb een grote diversiteit aan professionals gesproken: sociaal werkers, juristen, accountants, teamleiders en marketingmedewerkers; niemand wordt hiervan gespaard en kampt met hetzelfde probleem. Het frustreert, het duurt te lang, het kost te veel energie, het voelt als een energielek en we zijn na afloop murw en doodmoe.
Wat gaat hier toch in mis? Eigenlijk best veel als je het vanuit psychologisch en ook arbeidsdeskundig oogpunt beschouwt. Allereerst zijn wij sociale wezens. Wij hebben collegiale interactie en – steun gewoon nodig. Het is vanuit de arbeids- en organisatie psychologie ook een bewezen werkhulpbron tegen stress. Maar ook een bewezen werkhulpbron om juist uitdagende taakeisen het hoofd te kunnen bieden en motivatie aan te wakkeren (JDR-Model van Bakker en Demerouti 2007). Deze werkhulpbron die voor ons tot voor jaar geleden zo gewoon was, hebben we gewoon weggevaagd: het is er niet meer; van de kaart; weg. Tegelijkertijd zijn onze taakeisen wel veranderd. Digitaler, sneller, efficiënter. Ook vanuit de arbeidsdeskundige beschouwing is de kenmerkende belasting van vergaderen nu totaal anders. Zeker als we kijken naar twee hele belangrijke punten in het persoonlijk functioneren: het vasthouden van aandacht en het verdelen van aandacht. Het vasthouden van aandacht laat zich vertalen als het zich gedurende enige tijd kunnen richten op informatie uit één informatiebron. Het verdelen van aandacht gaat over ons vermogen om de aandacht wisselend van de ene naar de andere informatiebron te verleggen, zonder daarbij het overzicht te verliezen. Vroeger waren we tijdens een vergadering onze aandacht aan het verdelen. We keken rond, wierpen collega’s een blik van verstandhouding of misschien wel een boze blik toe, maakte snel nog een aantekening en keken dan weer even naar een presentatie. Omdat we niet meer in die vergaderzaal zitten maar naar een beeldscherm zitten te kijken, zit hier al een hele grote crux. Want het verdelen van aandacht wat we best een aantal vergaderuren achter elkaar vol konden houden, hebben we ingeruild door het vasthouden van aandacht, want dat beeldscherm is onze enige informatiebron geworden, waar we onze aandacht op moeten richten. Het bijzondere hiervan is dat wij al heel lang weten, dat we dit in gezonde toestand slechts een half uur goed achter elkaar kunnen. Waarom vergaderen we dan nog steeds uren achter elkaar? We hebben de oude manier van vergaderen gewoon overgegoten in een nieuwe digitale vorm. De oude wijn in nieuwe zakken, maar dat kan ons brein helemaal niet aan.
Vanuit psychologisch perspectief weten we dat we voor het concentreren op een informatiebron de prefrontale cortex aan de slag moet. Een mooi stuk van ons brein dat graag voor ons werkt, zich goed op een ding tegelijk kan richten maar wel snel moe wordt. Over een hele dag gezien kan dit stuk maar 240 minuten* met volle aandacht en concentratie werken en ook niet aan een stuk achter elkaar. Het beste is dit op te delen in blokken van maximaal een half uur en maximaal 4 blokken achter elkaar. Dus als je een digitale vergadering in hebt van 2 uur, waarbij je geconcentreerd naar het beeldscherm moet kijken, dan is de helft van je efficiënte breintijd van die dag al weg. Realiseer je dat wel, als je nog een beleidsstuk moet schrijven of nog cijfers moet analyseren waarbij je jouw aandacht moet vast houden.
Dus als we deze arbeidspsychologische en arbeidsdeskundige kennis aan elkaar zouden we koppelen, dan zouden we eigenlijk moeten stellen dat als we willen vergaderen we het op moeten delen in blokken van korter dan een half uur, dus stel 25 minuten. En dat we maximaal vier van deze blokken achter elkaar kunnen inzetten. Na elk blok even vijf minuten pauze nemen van het scherm. Na 4 van die blokken is het ook wel eens mooi geweest. Want je wilt vast ook nog wat anders doen alleen maar vergaderen. Ook is het best wel eens goed om met elkaar even op scherp te zetten wat het doel is, want als het om informeren gaat, is het maar de vraag of je moet ‘vergaderen’ of dat je daarvoor andere middelen inzet. Wil je echt overleggen, dan is de vraag met hoeveel mensen is dat efficiënt kan via de digitale manier? Ik denk dat dit in menig organisatie wel een ‘vergadering’ waard is, om het in het vervolg toch echt anders te gaan doen.
Heb je het binnen jouw organisatie helemaal anders georganiseerd? Of ga je de blokjes techniek uitproberen? Ik ben benieuwd naar je ervaringen, leuk als je het wilt delen, dan kunnen we leren van elkaar.
* Deze 240 minuten volle aandacht en concentratie, wordt ook wel 'diep werk' genoemd, hierna is er natuurlijk nog breintijd over voor een ander soort werk, zoals je mail beantwoorden of iets bedenken, of ontwerpen.
Bronvermelding: Aandacht en Concentratie van Carlo Mittendorf.
Jobs Demands, Jobs Resources van Bakker en Demerourti (2007)
