De afgelopen periode was voor iedereen bijzonder en voor sommigen was het een ware ‘reset’ van het leven. Prioriteiten, waarden, familie, relaties, werk, vrije tijd, reizen veel zaken werden opeens vanuit een ander perspectief gezien. Inmiddels begint het ‘gewone’ leven weer en keren we (soms deels) ook stap voor stap weer terug naar de werkplek. Maar hoe pakken we dat nu slim aan? Want na een periode van volledige autonomie over de werkdag indeling hebben sommigen ervaren dat er meer werk gedaan werd en er ook nog voldoende energie over was, voor veel zaken naast het werk. Dit wordt ondersteund door onderzoek (Nijp, 2016) waaruit blijkt dat medewerkers die veel invloed hebben op hun werk- en rusttijden vitaler zijn, dan mensen die dat niet hebben. Hoewel de voordelen er dus duidelijk zijn, moeten we ook de nadelen van het thuiswerken onderkennen. Want mensen hebben ook collegiale interactie en steun nodig. Dit zijn hele belangrijke werkhulpbronnen en vormen een natuurlijke buffer tegen werkstress en kunnen bijdragen aan zaken zoals werkplezier en bevlogenheid (Bakker & Schaufeli, 2007). Uiteraard sluit een terugkeer naar kantoor het hebben van regelmogelijkheden over het indelen van de werkdag niet uit en kunnen we er blijvend voor zorgen dat een kantoorwerkdag ons niet uitput. Door te kijken naar een gezond ontwerp van de functie (Geurts, 2011) is het mogelijk om ook in goede balans te werken als we weer (deels) op kantoor zijn.
Met een gezond ontwerp wordt voornamelijk bedoeld dat voorkomen wordt dat er na de werkdag een grote behoefte aan herstel is, door tijdens de werkdag ook aandacht te hebben voor een goede en gezonde werkdag indeling. Dus bij terugkeer naar kantoor is het vooral zaak om niet te vervallen in ‘oud gedrag’. Wie voorheen de kantoorwerkdag startte door eerst de mails weg te werken, daardoor nog meer ongepland werk veroorzakend, vervolgens van overleg, naar afspraken en zonder pauzes doordenderend op het eind van de dag nog iets aan verslaglegging te doen, weet dat dit een behoorlijke uitputtingsslag kan zijn. De truc is dus om allereerst eens kritisch naar de indeling van je dag te kijken.
Taken die veel aandacht en concentratie vergen noemen we ook wel ‘diep werk’. Dit zijn activiteiten die vaak goed te doen zijn als je niet afgeleid wordt. Denk hierbij aan zaken als een advies schrijven of een presentatie voorbereiden. Hiervoor belast je je prefrontale cortex. Een fantastisch deel van ons brein, maar het kent ook wat beperkingen. Het gebruikt veel energie, wordt snel moe en kan maar één ding tegelijk. De schatting is dat een volwassene maar 240 minuten per dag geconcentreerd, met optimale focus kan werken, dus het is belangrijk deze op de juiste manier te benutten (Mittendorf, 2018). Dus als je echt werk hebt waarvoor je zonder afleiding aan de slag moet, plan dat dan bijvoorbeeld in je afleidingsarme werkplek thuis. Of zorg dat je op je werk echt op een ‘stille plek’ kunt zitten (ook zonder telefoon en mail dan even). Ideaal gezien plan je dit ook op de momenten dat je op zijn helderst bent en de meeste energie hebt. Dat is persoonlijk, maar voor veel mensen is dit het begin van de werkdag, dus als je dit deel van je werk dan toch thuis doet, vermijd je meteen de files. De periodes van geconcentreerd werken kun je vervolgens ook nog het beste opdelen in blokken van twintig tot dertig minuten, want langer heeft eigenlijk geen zin, dan komen er vanzelf cognitieve blokkades. Je kan eigenlijk hooguit 4 blokken achter elkaar plannen, met telkens 5 minuten pauze. Hierna heeft je prefrontale cortex echt een langere pauze (ca 20 minuten) nodig als je nog wat extra ‘diep werk’ te doen hebt (Newport, 2016).
Maar na de maximale ‘diep werk belasting’ is natuurlijk je werkdag nog niet klaar, maar is het wel het moment om je gewoon weer op kantoor en onder de mensen te voegen. Want dan is het tijd voor de rest van het werk, dat in tegenstelling tot ‘diep werk’ de term ‘oppervlakkig werk’ krijgt. Hierbij kun je denken aan e-mails, postbehandeling, overleggen etc. Na de lunchpauze is bijvoorbeeld een goed moment om je e-mails te behandelen ipv ’s ochtends bij de start van je dag, na de lunch beginnen voor je prefrontale cortex de ‘daluren’. Het is dus zinvol om goed te kijken naar je werkdag, of werkweekindeling. Bepaal je prioriteiten, label deze, zorg dat je het ‘diep werk’ zonder afleiding, dus op de juiste plek, op de juiste manier en op het juiste tijdstip van de dag doet en je zult verschil merken.
Aandacht en concentratie is een hele belangrijke factor bij het indelen van de werkdag en als je zelf optimale controle voert over of, hoe en wanneer je bepaalde activiteiten onderneemt vergroot dat ook nog het plezier dat je er aan beleeft en het welbevinden in het algemeen. Autonomie is een fundamentele menselijke behoefte die zorgt voor persoonlijke groei en welbevinden (Ryan & Deci, 2010). Vergeet ook niet dat naast autonomie, verbinding, dus de collegiale interactie en steun, ook een van de basisbehoefte in werk is en het welbevinden vergroot. Kies dus een manier waarop je deze twee grote plussen combineert. Dus plan je dag slim en zoek de beste weg voor je eigen optimale inzetbaarheid!